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Découverte du Workflow : processus de flux de tâches

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Qu’est ce qu’un Workflow ?

La traduction française du terme Workflow le définit parfaitement : il s’agit d’un “flux de travail” dit aussi “flux de tâches”. Il permet au professionnel de suivre un plan de la même façon qu’un rédacteur en suit un pour rédiger un document. Cet élément lui apporte un appui visuel pour concevoir un projet dans son entièreté sans négliger aucunes des étapes demandées par les clients ou les utilisateurs. Afin d’améliorer les résultats, les performances d’une entreprise, le modèle du processus métiers est généralement automatisé.

Aussi nommé “flux opérationnel”, le Workflow représente tout simplement la liste de tâches que devront effectuer les spécialistes SXO. Au sein de ce listing, des actions en UX oui mais également en SEO comme l’étude des mots-clés pour sa stratégie de contenu ou encore l’optimisation d’une page avec un logiciel SEO comme SEO Quantum par exemple. Les deux compétences de référencement complémentaires se retrouvent à parts égales dans un workflow SXO bien conçu.

En fait, le Workflow est considéré comme un outil opérationnel qui fournit un appui stratégique majeur pour passer de l’idée, à l’action à exécuter, pour remplir les objectifs prédéterminés au cours de la définition d’un projet. De plus, il contribue à rendre plus fluide et plus simple le travail d’équipe car tout le monde visualise les tâches de tout le monde au sein d’une même structure. Il apporte une amélioration du système de travail pour tout type d’activités, cette méthode de diffusion des informations est un atout pour les équipes et la validation de projets communs.

Pourquoi utiliser un Workflow automatisé ?

Le plus grand avantage du Workflow automatisé concerne évidemment le gain de temps. Très rapidement, le travailleur accède à son calendrier de tâches et peut démarrer sa journée sans perdre de temps à demander à ses chefs ou collègues les futures tâches qui l’attendent.

Fini les listes en papier qui disparaissent sous des dossiers, impossible de s’y perdre, il suffit d’une bonne connexion et de se souvenir de ses mots de passe pour accéder à son workflow personnalisé. Sa valeur ajoutée permet aux différents collaborateurs d’être plus performant pour étudier les données liés à un produit ou un service, d’autant plus lorsqu’il s’agit de définir un plan commercial précis.

L’automatisation des tâches offre également une opportunité unique pour améliorer le travail en équipe et la collaboration des individus qui évoluent ensemble sur un même projet. Chacun connaît les tâches des membres de l’entreprise mais aussi des collaborateurs externes et peut ainsi s’adapter. De plus, les logiciels workflow sont désormais conçus pour présenter autant de processus qu’il y a de projets au sein de votre entreprise.

Quel est l’intérêt du Workflow pour votre équipe ?

L’intérêt principal du Workflow pour une équipe se retrouve en grande partie dans le processus d’organisation. En quelques clics, vous savez ce que font vos collègues et il ne vous reste plus qu’à décider du moment où vous demandez leur coopération. Ce procédé est également très pratique pour transmettre une action à un partenaire, en lui créant une tâche automatique.

Bien sûr, l’automatisation n’est pas systématique, chaque cas est différent. Les équipes des travaux publics, par exemple, préféreront peut-être le bon vieil agenda en papier pour connaître le travail du jour. Cependant, l’organisateur utilise son agenda comme un workflow et annote les flux de travail à l’avance pour que son équipe soit mise à la page avant de rentrer dans le vif du sujet chaque matin.

Tout l’intérêt de l’utilisation d’un workflow se retrouve dans le côté pratique. Un flux de travail correctement conçu doit permettre d’alléger les tâches organisationnelles de tout l’ensemble des employés d’une même boîte. Pour la personne chargée de l’organisation du travail, c’est un vrai soutien de pouvoir s’appuyer sur ce type de support et cela lui permet d’être plus efficace lors de la répartition des tâches.

Comment fabriquer un Workflow efficace ?

Tout d’abord, il faut prendre le temps de visualiser le processus métiers qui correspond à son entreprise en se posant certaines questions du type : quel est le but principal du Workflow ? Qui sont les intervenants, combien sont-ils ? Combien d’étapes sont-elles nécessaires pour atteindre les objectifs ? Quels critères sont à prendre en compte pour chacune des étapes ?…

Plus vous poserez de questions en début de parcours et plus la conception du Workflow sera efficace pour vos projets. Rappelons que le but de sa création est de simplifier la vie d’un professionnel en lui permettant de bien s’organiser pour l’exécution de ses tâches de travail quotidiennes. Le workflow accompagne votre équipe, vous devez donc le concevoir en tenant compte de chaque acteur de votre business.

Pour le créer, il existe différents outils tels que Asana, Monday.com, Trello, Wrike, Front et bien d’autres encore…Ce qui compte c’est que le travailleur s’y retrouve, l’enjeu pour le chef d’entreprise consiste à proposer un workflow facile à prendre en main et qui apporte une meilleure organisation, une gestion de son travail optimisé. N’hésitez pas à créer un document papier ou informatique qui détaille les étapes ainsi vous êtes plus sûr d’utiliser l’outil adapté à votre profession.

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Auteur :
31 mars 2021